万历四十二年六月的嘉班寨，议事厅的木桌上摊着一张泛黄的羊皮纸，上面用炭笔密密麻麻标注着建州、哈达、辉发、乌拉四部的人口与兵力数据。努尔哈赤手指划过 “乌拉八牛录” 的字样，抬头对围坐的贝勒与牛录额真们说：“早年定下的‘三百人一牛录’，如今看来不够用了。哈达、辉发、乌拉归进来后，族人多了，事务杂了，得把牛录制度理顺，才能把大家拧成一股绳。”
这话正中将领们下怀。自从乌拉覆灭后，原有的牛录编制就显露出诸多问题：哈达的农人世世代代种地，却被编入以骑兵为主的牛录，只能跟着士兵学骑马，地里的庄稼没人管；辉发的工匠擅长打造木材器具，却被分到步兵牛录，手艺没处施展；甚至有乌拉的牧民，因为不懂建州的军令，在训练时频频出错，与建州士兵起了摩擦。
“少主人说得对！” 额亦都率先开口，他手里拿着一份乌拉牛录的训练报告，“乌拉旧部里，有一半是牧民，擅长养马赶羊，让他们跟建州士兵一起练攻城，实在是浪费力气。不如按族人的技能分牛录，该种地的种地，该打铁的打铁，该打仗的打仗，这样效率才高。”
努尔哈赤点头，随即公布了 “牛录优化三策”：
第一，按 “职业属性” 拆分牛录，设立 “农耕牛录”“工匠牛录”“骑兵牛录”“步兵牛录” 四类。农耕牛录以哈达、辉发的农人为主，负责种地、养蚕、纺织，每牛录除保留五十名护卫兵外，其余族人专心农事；工匠牛录整合四部的铁匠、木匠、皮匠，集中在工坊联盟干活，负责打造武器、农具与生活用品；骑兵牛录挑选乌拉、科尔沁的牧民与建州的骑手，专攻骑马射箭；步兵牛录则由擅长近身格斗的族人组成，负责守城与攻城。
哈达农官塔娜所在的牛录被划入农耕牛录后，她终于不用再跟着士兵练队列，而是可以专心带着族人种水稻。看着田里绿油油的秧苗，她笑着对身边的族人说：“以前又要种地又要练兵，两头都顾不好，现在好了，咱们能安安心心种庄稼，年底肯定能多收粮食！”
第二，明确牛录额真的 “权责边界”。以前牛录额真又管军事又管民生，常常顾此失彼，现在规定：农耕牛录额真主要负责粮食征收、农具分配与农时安排，需每月向三贝勒（分管经济）汇报收成；工匠牛录额真负责工坊生产、原料采购与产品验收，每季度向三贝勒提交账目；骑兵与步兵牛录额真则专注军事训练、武器保养与士兵考核，直接对大贝勒（分管军事）负责。
乌拉旧贵族乌尔泰被任命为骑兵牛录副额真后，终于不用再为催收粮食发愁，而是可以每天带着士兵练骑兵冲锋。他拿着新制定的 “训练章程”，对士兵们说：“以前咱们练得杂，什么都学，什么都不精，现在咱们专练骑马射箭，以后跟叶赫、明朝打仗，咱们就是建州的铁骑！”
第三，推行 “多族混编”，促进部落融合。每类牛录中，建州族人、哈达旧部、辉发旧部、乌拉旧部的比例保持 1:1:1:1，副额真需从非建州部落的贵族中挑选。比如皇太极麾下的骑兵牛录，既有建州骑手，也有乌拉牧民，还有科尔沁的蒙古兵，副额真是乌拉旧贵族穆克，他熟悉蒙古语与乌拉方言，成了各族士兵之间的 “翻译官”，很快就化解了语言不通的矛盾。
穆克的牛录里，有个叫博尔济的蒙古兵，刚开始因为语言不通，跟建州士兵闹了误会，穆克耐心地帮他们翻译，还教博尔济说建州话。后来博尔济在射箭比赛中得了第一，他用不太流利的建州话说：“建州的朋友，蒙古的朋友，都是一家人，一起打仗，一起赢！”
制度优化后，建州的效率大幅提升。七月，农耕牛录的水稻长势喜人，农官预估秋收时能比去年多收三成；工匠牛录打造的铁犁比以前更耐用，还新造出了 “双轮马车”，运粮效率提高两倍；骑兵牛录的士兵们练得越来越熟练，在一次模拟对战中，轻松 “击败” 了步兵牛录；步兵牛录则演练出了 “梯攻城”“火攻城门” 等新战术，为以后攻打叶赫做准备。
努尔哈赤看着各部提交的报告，心里很是欣慰。他对何和礼说：“以前咱们像一盘散沙，现在通过牛录优化，终于把沙子捏成了石头。以后不管是种地、做工还是打仗，咱们都能拧成一股劲，这样才能在跟明朝、叶赫的较量中赢下来。”
何和礼补充道：“更重要的是，多族混编让各族族人慢慢熟悉起来，以前大家分属不同部落，互相有隔阂，现在一起种地、一起练兵、一起生活，隔阂慢慢就没了。等大家都认同自己是‘建州人’，咱们建立新政权就水到渠成了。”
八月，努尔哈赤又对牛录制度做了 “扩展”—— 在四类牛录之上，设立 “固山”（意为 “旗”），暂时先设黄、白、红、蓝四固山，每固山管辖五个牛录。黄固山以骑兵牛录为主，由大贝勒代善统领；白固山以步兵牛录为主，由二贝勒阿敏统领；红固山以农耕牛录为主，由三贝勒莽古尔泰统领；蓝固山以工匠牛录为主，由四贝勒皇太极统领。固山额真（旗主）需定期召开 “固山会议”，商量军事、经济与民生事务，再向努尔哈赤汇报。
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