万历二十一年的冬天来得格外早，第一场雪落下时，嘉班寨的练兵场已经积了薄薄一层白霜。努尔哈赤站在高台上，看着下面乱糟糟的队伍 —— 六千多名士兵挤在一起，有穿着皮甲的老兵，有刚招募的新兵，还有从联军归附来的士兵，他们来自不同部落，说着不同方言，连队列都站不整齐，更别说配合训练了。
“停！” 努尔哈赤皱着眉头喊停，声音里带着一丝无奈，“这样练下去，练到明年春天也没用！你们自己看看，队列乱得像菜市场，要是真打起来，还没等敌人来，自己先乱了！”
高台下的额亦都也叹了口气：“少主人，这也是没办法。咱们的士兵来自十几个部落，以前都是各练各的，现在突然凑到一起，哪那么容易整齐？”
努尔哈赤知道额亦都没说错。古勒山之战后，建州的兵力从五千人增加到六千五百人，部落数量也多了不少，以前那种 “部落各自为战、首领临时调遣” 的方式，已经跟不上现在的规模了。士兵管理混乱、训练效率低下、物资分配不均，这些问题像块石头，压得他心里发沉 —— 要是不尽快想出办法解决，就算有再多的士兵和物资，也打不了胜仗。
当天晚上，努尔哈赤把自己关在议事厅里，对着兵力名册和部落地图，翻来覆去地琢磨。他想起小时候在李成梁府里，看到明朝军队是按 “卫所” 编制的，虽然建州不能照搬，但这种 “分级管理” 的思路或许能用；又想起女真部落传统的 “牛录”（意为 “箭”，原指狩猎时的临时组织），心里突然有了主意。
第二天一早，努尔哈赤就召集了所有首领和将领，在议事厅里宣布了自己的想法：“从今天起，咱们建州的部众，不管是士兵还是百姓，都按‘牛录’来编制 —— 每三百人编为一个牛录，每个牛录设一个‘牛录额真’（意为‘箭主’，即牛录首领），负责管理牛录里的训练、生产、物资分配，还有日常的户籍登记。”
话音刚落，议事厅里就炸开了锅。有的首领疑惑：“三百人一个牛录？会不会太多了？以前咱们部落最多也就一百人一起训练，这么多人，一个牛录额真管得过来吗？” 还有的将领担心：“这些牛录额真从哪儿选？要是选了不靠谱的人，岂不是更乱？”
努尔哈赤早就料到会有这些疑问，他拿出一份早就写好的章程，一条条解释：“第一，三百人一个牛录，不多不少 —— 太少了浪费人力，太多了不好管理，正好能兼顾效率和规模；第二，牛录额真从有经验的老兵和部落首领里选，要满足三个条件：打仗勇猛、做事公正、能服众，而且不能世袭，要是做得不好，随时可以换掉；第三，每个牛录不仅要管训练，还要管生产 —— 平时士兵种地、打猎，战时一起出征，这样既不耽误生产，又能保证战斗力。”
他顿了顿，指着章程上的条款，语气更加坚定：“还有最重要的一点，每个牛录的人，不管以前是哪个部落的，现在都是‘建州人’，不能再分你我。牛录额真要定期上报户籍和物资情况，联盟统一调配，绝不允许出现‘部落偏袒’的情况。”
首领们听着，渐渐明白了这个制度的好处。额亦都第一个表态：“少主人这个办法好！以前部落之间总互相提防，物资也藏着掖着，有了牛录制度，大家都是一家人，再也不用分你我了！我支持！” 何和礼也跟着点头：“这样一来，训练和管理都方便多了，牛录额真各司其职，咱们也能省不少心。”
有了首领们的支持，牛录制度的推行就顺利多了。努尔哈赤让人先在嘉班寨试点，把周边的两千四百人，编成八个牛录，每个牛录选了一个经验丰富的老兵当牛录额真。为了让牛录额真尽快熟悉工作，他还专门组织了培训，教他们如何登记户籍、如何分配物资、如何安排训练和生产。
试点刚开始时，确实遇到了不少问题。有的牛录额真不知道怎么登记户籍，把百姓的名字和部落都搞混了；有的牛录里，不同部落的人还互相排挤，不愿意一起训练；还有的牛录额真偏心，把好的田地和物资分给自己以前部落的人。
努尔哈赤没有着急，而是一个个去解决。他让人重新整理了户籍册，把每个人的名字、年龄、部落、技能都登记清楚，发给每个牛录额真；又亲自去有矛盾的牛录，跟士兵们谈心，告诉他们 “现在都是建州人，要互相帮助，才能一起过好日子”；对于偏心的牛录额真，他毫不留情地换掉，重新选了公正的人上任。
没过多久，试点就有了成效。八个牛录的士兵不仅队列整齐了，训练也更有章法，以前互相排挤的部落士兵，现在还会互相帮忙训练；牛录里的田地有人管，物资分配也公平，百姓们的抱怨少了，脸上的笑容多了。
看到试点成功，努尔哈赤立刻在整个建州推广牛录制度。到了十二月底，建州的六千五百名士兵和三万多百姓，一共编成了一百二十多个牛录，每个牛录都有了合格的牛录额真，管理得井井有条。
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